Todos estamos bastante familiarizados con las múltiples ventajas que la nube nos ofrece en nuestra día a día.

El primer ejemplo que nos puede venir a la cabeza es en el modo en que consumimos música hoy en día. No hablaremos de cassettes, pero es que ya no tenemos ni CD’s en casa, hoy disponemos de servicios de streaming bajo demanda para escuchar música. Esto quiere decir que podemos disfrutar de una gran variedad y cantidad de música, sin tener que estar pendientes de cómo almacenar físicamente todo ese contenido.

Otro ejemplo podrían ser los servicios bancarios. Antiguamente cuando queríamos pedir un préstamo, o realizar cualquier gestión, teníamos que concretar cita con nuestro gestor personal. A día de hoy, tan solo tenemos que entrar a la web de nuestra entidad bancaria, y proceder a realizar el trámite cómodamente desde donde queramos. Los bancos tiene información suficiente sobre nosotros para tomar decisiones rápidas sin necesidad de que tengamos que estar físicamente presentes.

Cada uno de estos cambios, hacen que los usuarios podamos disfrutar de mejores servicios y de una manera mucho mas cómoda. Aún así, las empresas orientadas a productos van a otro ritmo, aunque vamos viendo que esta tendencia empieza a cambiar, gracias a que las personas demandamos en nuestro entorno laboral, la misma tecnología que disfrutamos en nuestra vida privada.

Las empresas ven cada vez con mejores ojos el hecho de almacenar sus datos en la nube. Eso es así, por las diferentes ventajas que eso conlleva, el ahorro de costes en hardware y el mantenimiento, además de dejar de hacerse cargo de las actualizaciones. A estas hay que sumarles algunas otras, que hasta ahora no eran posibles, como el acceso y uso de la Inteligencia Artificial (IA), además del uso de los datos colectivos, lo que permite llevar a cabo predicciones de tendencias mediante el análisis del big data.

El futuro del ERP

El software cada vez tiene mayor relevancia en los negocios, de modo que las soluciones de gestión empresarial (ERP) se convierten en uno de los pilares fundamentales de cualquier estrategia digital.

La influencia de los softwares ERP llegan mucho más lejos hoy en día, que en sus inicios. Ahora, compañías de prácticamente todos los sectores están incorporando este tipo de software, para poder conectar diversos procesos empresariales, y también, para resolver desafíos de todo tipo, ya sean simplificar operaciones, gestionar trámites complejos, con la última finalidad, de mejorar en la toma de decisiones.

En general, las ventajas que nos aporta el ERP son muy fáciles de observar, pero las cosas cambian en el momento en el que debemos elegir el tipo de implementación correcta. En un mercado en constante cambio, hay una amplia gama de opciones que las empresas deben tener en cuenta, por ejemplo, la elección de un software en la nube, o en un servidor privado.

Debemos tener en cuenta, que cada empresa es un mundo, y que la nube sea una opción acertada para algunos, no quiere decir que sirva también para otros. Por tanto, es fundamental comprender qué opción se adapta mejor a cada caso, para garantizar una correcta implementación.

Dudas en la implementación

En los últimos tiempos en el ámbito de los ERP, la norma general ha sido la implementación en infraestructura propia de la empresa.

Tener el software ERP en una infraestructura propia y privada, ofrece no solamente un control y autonomía total sobre los datos, sino que también permite una mayor opción de personalización, al mismo tiempo que permite a los departamentos de informática internos, actuar inmediatamente en caso de cualquier problema.

Pero las cosas han cambiado. Ahora están considerados como caros y demasiado complejos, si los comparamos con las integraciones en la nube, que normalmente son más rápidas y económicas, además de que precisan menos recursos para su uso y mantenimiento.

Como comentábamos, la implementación de un ERP en una infraestructura propia, conlleva una inversión de capital destinado a licencias permanentes y a la adquisición y puesta a punto de la propia infraestructura, el coste de la cual variará en función del tamaño de la empresa, así como del número de usuarios que tendrán acceso al mismo simultáneamente. Además surgirán costes puntuales por la asistencia técnica, formación y actualizaciones, y también puede que sea necesario contar con más personal para ocuparse del sistema.

No sólo depende la decisión de unos costes iniciales, también influyen factores como el excelente nivel de rendimiento que ofrecen las plataformas en la nube (por ejemplo su alta disponibilidad o la baja latencia) y por el hecho de que la gestión o el mantenimiento de la plataforma no dependa de la propia empresa.

Un entorno de nube pública, proporciona a las empresas la agilidad que necesitan para seguir siendo competitivas en un entorno en cambio constante, y además, suelen ser más baratas que las plataformas privadas, de modo que permiten aprovechar de manera más rápida las novedades e innovaciones que los proveedores introducen en sus productos.

En el otro lado, encontramos la nube privada, que aporta una capa de seguridad añadida, porque la empresa está totalmente aislada de los accesos no autorizados. Además, como hemos comentado anteriormente, aporta una mayor capacidad de personalización, porque la empresa tendrá mayor influencia tanto en las actualizaciones como en las modificaciones.

Por último y a medio camino de las dos anteriores, encontramos las implantaciones de tipo hosting. Se trata de alojar la propia plataforma en un centro de datos de terceros, de modo que las empresas mantienen la titularidad y el control de las bases de datos, pero ceden la responsabilidad de la gestión del hardware al proveedor del centro de datos.

En cualquier caso, y como ya hemos comentado anteriormente, resultará fundamental conocer y priorizar las necesidades empresariales en el proceso de toma de decisiones, ya que no existe una solución universal y válida para todas las empresas. Dicho esto, debemos tener claro que antes de elegir proveedor, lo primero que debemos hacer es identificar que opción de implantación le conviene más a nuestro negocio.

Necesidades empresariales

¿Cómo podemos saber que implementación de software ERP nos conviene más?

Lo recomendable es hacerlo siempre teniendo en cuenta qué objetivos y prioridades tenemos y centrándonos en ciertos factores básicos. Por ejemplo, factores fundamentales como el debate entre CapEx y OpEx.

Dicho de otro modo, las empresas que opten por una implementación en las instalaciones propias, tendrán una licencia permanente de pago único, mientras que en los entornos en la nube, suele ser habitual una con  suscripción.

También en el primer caso, podrán gestionar las actualizaciones de modo interno, y en el momento en el que el flujo de trabajo se adapta mejor. Aun así, seguro que hay empresas que querrán adoptar un enfoque diferente, en función del ciclo de negocio en el que estén.

  • Por ejemplo, si la empresa está experimentando un crecimiento rápido, una licencia con suscripción en la nube, será más apropiada porque le permitirá poder añadir nuevos servicios de manera más fácil, escalar la infraestructura y tener siempre la última versión del software mediante las actualizaciones automáticas.

En estas situaciones la clave es tener claro el objetivo final y saber elegir. Además, debemos tener claro que cada negocio es distinto, por tanto, no debemos copiar lo que la mayoría hace, ni algún caso de éxito que podamos conocer. Las empresas deben dedicar el tiempo necesario al estudio de sus necesidades fundamentales, y posteriormente elegir una opción de implementación que les brinde la mejor plataforma para poder seguir creciendo.