Durante las siguientes líneas de este artículo, analizaremos la importancia de la centralización de datos como uno de los retos a los que se enfrentan las empresas actuales.

  • La nube ha sido un gran impulso para la centralización de datos
  • Los datos dispersos son un arma de doble filo

La principal consecuencia que podemos observar en la digitalización de datos, es que unos mismos datos pueden ser empleados por distintos departamentos sin que haya necesidad de protocolos especiales, ni espacios físicos compartidos. Todo es mucho más fluido y natural, y eso es gracias a la centralización de datos.

Los tiempos pasados en los que la colaboración entre diferentes equipos implicaba un movimiento de documentos y soportes físicos de información, es a día de hoy, una época que se encuentra en proceso de extinción. La tendencia actual es que todo el mundo comparta los mismos datos, aunque existan diferentes permisos para cada personas que acceda a ellos.

El inconveniente de los datos dispersos

Puede ser muy tentador aplicar los datos a problemas concretas que nos encontremos en la empresa. De este modo, podríamos mejorar unas áreas determinadas y hacerlos, con una evidencia objetiva.

Sin embargo, cuando cada uno de los departamentos de la empresa, los procesos o las funciones dentro de ella, tiene sus propias prácticas descoordinadas en materia de datos, nos vamos a enfrentar a diversos problemas:

  • Podría pasar que una determinada área incremente mucho su potencial, pero que por el contrario, las demás áreas no siguieran el ritmo. De poco sirve que sepamos cómo vender, si no tenemos la capacidad de producir lo que vendemos, o para financiar las inversiones necesarias, o para formar a nuestros empleados.
  • Si no disponemos de una estrategia conjunta, de todos los departamentos, un fallo en alguno de ellos, puede poner en riesgo a la empresa entera. Por tanto, tendremos una mayor vulnerabilidad ante ciberataques y ante cualquier problema de protección de datos.
  • Problemas si contamos con un sistema de incentivos. Algunos departamentos pueden reservarse información para su propio departamento.
  • Problemas de ineficiencia. Si no hay coordinación dentro de la empresa, no sabremos si alguno de los procesos son redundantes o no.
  • Perdemos la perspectiva. El hecho de centrarse mucho en determinadas áreas concretas, puede hacer que no tengamos suficientemente en cuenta, el efecto que pueden tener nuestra decisiones, sobre el conjunto global de nuestra organización.

Consecuencias de la centralización de datos

Lo que pretendemos con la centralización de datos, es que todos los usuarios que necesiten esa información dentro de la empresa, tengan el mismo punto de referencia donde acudir. Generalmente esto lo podemos conseguir a través de la tecnología que conocemos como la nube, por ejemplo, con soluciones integrales que nos permitan gestionar la información de los diferentes departamentos, y que además sean modulables, para poder añadir las funcionalidades que podamos ir necesitando.

De este modo, la gestión de la información, se realizará de forma integrada en todas las fases de la empresa, desde el análisis de las necesidades, al control de los sistemas, así como en el diseño, la implantación y el mantenimiento.

A todo esto, debemos saber que se puede optar por un grado de personalización diferente en cada una de las fases, que podremos variar en función de nuestras necesidades, así como del presupuesto que tengamos para las soluciones disponibles que existan.

Motivos para optar por la centralización

La centralización de nuestros datos, nos aporta múltiples ventajas:

  • Organización más robusta. Los datos nos aportan luz sobre cómo pueden afectar los cambios en el entorno a nuestros departamentos.
  • Transparencia. Tenemos una información más accesible en nuestra empresa.
  • Menor dependencia física. Nuestra información no viaja de un lugar para otro, sino que está disponible en todas las localizaciones. Además, si la centralizamos en la nube, se podrá acceder a ella desde cualquier lugar en el que tengamos conexión.
  • Mayor colaboración. Los diferentes formatos en los que tenemos la información, tienden a ser más inclusivos, de modo que es más fácilmente entendible para los profesionales ajenos al departamento en cuestión, que normalmente trabaja con unos datos específicos.

Cómo centralizamos los datos

Acostumbra a ser un viaje con varias paradas:

  • Digitalización de los datos. Es tremendamente complicado centralizar los datos y seguir almacenándolos en papel. De ser así, cada personas que necesitase de esa información o documento, debería solicitar una fotocopia, con sus tiempos de respuesta, garantizando que esa información está actualizada…
  • Análisis. Debemos tener en cuenta que hay que valorar los objetivos que queremos, las herramientas que vamos a utilizar, que protocolos de acceso de datos queremos, las diferentes medidas de seguridad, qué riesgos jurídicos hay en materia de protección de datos, etc.
  • Diseño. Para poder gestionar los datos de forma centralizada, hay que trasladar todo nuestro análisis a un proyecto real. Es muy importante que cada uno de los individuos pueda acceder a los datos centralizados, en función de los diferentes procedimientos establecidos, para facilitar la cooperación y para asegurar la confidencialidad.
  • Implantación. Es la etapa en la que ponemos en marcha los diferentes procesos. Lo mejor es que, a partir de este momento, se note una conexión más homogénea entre todos y cada uno de los profesionales y departamentos.
  • Mantenimiento. Debemos asegurarnos que hay labores orientadas a tener los datos en las condiciones adecuadas.
  • Control. Deberemos medir si hay desviaciones o no, y en caso de que las haya, proponer medidas de corrección para que se cumplan los objetivos previstos.

Como hemos podido ver, centralizar los datos no es siempre una tarea sencilla, pero sin duda es un reto que fortalece a nuestra empresa, y la pone en disposición de gestionarse de una manera mucho más eficiente y coordinada.