Los datos se han convertido en uno de los bienes más preciados de una empresa. Éstos aportan información relevante, no sólo del negocio y cómo está funcionando, sino también sobre los clientes. No obstante, si estos no están centralizados, es decir, agrupados dentro de una misma plataforma o lugar, y se puede tener una visión global de todos ellos, la recopilación de estos datos no sirve para nada. 

Gracias a la digitalización, la recopilación de datos ha cobrado sentido, puesto que se hace con un fin: Conseguir información relevante sobre los usuarios y la empresa, para crear estrategias más efectivas. Sin embargo, mantener estos datos centralizados sigue siendo un gran reto si no se trabaja con las herramientas adecuadas.

En este sentido, la nube ha sido un gran impulso para la centralización de datos, puesto que unos mismos datos pueden ser empleados por distintos departamentos sin que haya necesidad de protocolos especiales, ni espacios físicos compartidos. Todo es mucho más fluido y natural, y eso es gracias a la centralización de datos.

Los tiempos pasados en los que la colaboración entre diferentes equipos implicaba un movimiento de documentos y soportes físicos de información, es a día de hoy, una época que se encuentra en proceso de extinción. La tendencia actual es que todo el mundo tenga acceso a los mismos datos y pueda trabajar de forma colaborativa en un mismo documento, siempre y cuando, se tenga permiso para hacerlo. 

Contenidos

• Desventajas de no tener los datos centralizados
• Razones de apostar por la centralización de datos
• Cómo centralizar los datos 

Desventajas de no tener los datos centralizados

Que cada departamento disponga de unos datos concretos y estos no estén compartidos con las otras áreas de la empresa puede terminar convirtiéndose en un problema. Es un poco lo que pasa cuando el equipo de marketing y el de ventas no trabajan de manera alineada. 

Tanto el departamento de marketing como el de ventas tienen un objetivo común, el de vender. Pero si yo, que estoy en el área de ventas, no sé que al equipo de marketing le ha entrado una oportunidad de venta a través de una campaña que lanzó el mes pasado, ¿cómo voy a contactar con él? ¿Cómo podré hacer de comercial? 

Y este es sólo uno de los problemas de trabajar mediante datos desordenados y no centralizados. Aquí te enumero algunos más: 

• Podría pasar que una determinada área incremente mucho su potencial, pero que por el contrario, las demás áreas no siguieran el ritmo. De poco sirve que sepamos cómo vender, si no tenemos la capacidad de producir lo que vendemos, o para financiar las inversiones necesarias, o para formar a nuestros empleados.
• Si no disponemos de una estrategia conjunta, de todos los departamentos, un fallo en alguno de ellos puede poner en riesgo a la empresa entera. Por tanto, tendremos una mayor vulnerabilidad ante ciberataques y ante cualquier problema de protección de datos.
• También puede suponer problemas si contamos con un sistema de incentivos. Algunos departamentos pueden reservarse información para su propio departamento afectando directamente a los incentivos del tuyo. 
• Problemas de ineficiencia. Si no hay coordinación dentro de la empresa, no sabremos si alguno de los procesos son redundantes o no.
• Perdemos la perspectiva. El hecho de centrarse mucho en determinadas áreas concretas, puede hacer que no tengamos suficientemente en cuenta el efecto que pueden tener nuestras decisiones sobre el conjunto global de nuestra organización.

Razones de apostar por la centralización de datos 

Lo que se pretende con la centralización de datos es que todos los usuarios que necesiten esa información dentro de la empresa, tengan el mismo punto de referencia donde acudir.

Generalmente esto lo podemos conseguir a través de la tecnología que conocemos como la nube, por ejemplo, con soluciones integrales que permitan gestionar la información de los diferentes departamentos y que además, sean modulables y escalables para poder añadir nuevas funcionalidades a medida que las vayamos necesitando.

De este modo, la gestión de la información se realizará de forma integrada en todas las fases de la empresa, desde el análisis de las necesidades hasta el control de los sistemas, el diseño, la implantación y/o el mantenimiento.

Pero, ¿cuáles son las ventajas reales de centralizar los datos? Vamos a verlas.

Organización más robusta 

Los datos nos aportan luz sobre cómo pueden afectar los cambios en los diferentes departamentos de la empresa. De esta manera, realizar las mejoras pertinentes para garantizar la continuidad y funcionamiento del negocio, cumpliendo siempre con los objetivos establecidos. 

Transparencia

La información es accesible para todos desde cualquier lugar y en todo momento (24/7).

De esta manera, todo el mundo está al corriente de todo y se solventan los problemas de desorganización y descontrol.

Menor dependencia física

La información no viaja de un lado para otro de manera descontrolada y poco segura, sino que está siempre disponible para todos (siempre y cuando se tengan los permisos para ello) y en un mismo y único lugar.

Fomenta la colaboración

Los diferentes formatos en los que tenemos la información tienden a ser más inclusivos.

De este modo es más fácil compartir la información y trabajar de forma colaborativa puesto que diferentes departamentos pueden trabajar basándose en unos mismos datos e información. 

Cómo centralizar los datos 

En Idesa aportamos soluciones y herramientas específicas para mejorar la gestión y el control de las distintas áreas de una empresa. Para ello, fomentamos la centralización de datos. 

¿Cómo lo hacemos? Aquí tienes un paso a paso de cómo centralizar  tus datos. 

• Digitalización de los datos: Es tremendamente complicado centralizar los datos y seguir almacenándolos en papel. De ser así, cada persona que necesitase de esa información o documento, debería solicitar una fotocopia, con sus tiempos de respuesta, garantizando que esa información está actualizada…
• Análisis: Debemos tener en cuenta que hay que valorar los objetivos que queremos, las herramientas que vamos a utilizar, que protocolos de acceso de datos queremos, las diferentes medidas de seguridad, qué riesgos jurídicos hay en materia de protección de datos, etc.
• Diseño: Para poder gestionar los datos de forma centralizada hay que trasladar todo nuestro análisis a un proyecto real. Es muy importante que cada uno de los individuos pueda acceder a los datos centralizados en función de los diferentes procedimientos establecidos para facilitar la cooperación y asegurar la confidencialidad.
• Implantación: Es la etapa en la que ponemos en marcha los diferentes procesos. Lo mejor es que, a partir de este momento, se note una conexión más homogénea entre todos y cada uno de los profesionales y departamentos.
• Mantenimiento: Debemos asegurarnos que hay labores orientadas a tener los datos en las condiciones adecuadas.
• Control: Deberemos medir si hay desviaciones o no, y en caso de que las haya, proponer medidas de corrección para que se cumplan los objetivos previstos.

Como hemos podido ver, centralizar los datos no es siempre una tarea sencilla, pero sin duda es un reto que fortalece a tu empresa y la pone en disposición de gestionarse de una manera mucho más eficiente y coordinada.

¿Necesitas ayuda para centralizar todos tus datos? Nosotros te ayudamos. Puedes contactarnos en el siguiente enlace, escucharemos tus necesidades y encontraremos la mejor solución para ti.