En cualquier organización, gestionar correctamente las nóminas es un aspecto fundamental. Te explicamos cómo hacerlo a continuación.

Una de las tareas clave para cualquier empresa es la correcta confección de las nóminas y de los seguros sociales. Para ello es necesario utilizar un buen software de nóminas, que a la vez sea compatible con el resto de programas de gestión, para facilitarnos la digitalización de la empresa y la utilización de la nube. De este modo conseguiremos, mediante la realización de nóminas online, una comunicación abierta, cercana y transparente entre empresa y empleados.

Al mismo tiempo, un software que sea muy económico, puede acabar saliéndonos muy caro, ya que si cometemos errores en el cálculo de nóminas, o en la cumplimentación de los seguros sociales, podemos acabar teniendo problemas muy caros para la empresa.

Si a ello le sumamos el actual entorno dinámico, en el que la digitalización de todas las tareas de la empresa está a la orden del día, los programas de nóminas deben poder permitirnos minimizar o eliminar las tareas rutinarias, de manera que podamos ganar tiempo para dedicarlo a lo que realmente importa, nuestro activo más valioso: las personas.

Un software de nóminas online de última generación puede resultar ser una muy buena inversión para cualquier empresa a la hora de gestionar las nóminas de sus empleados adecuadamente, pero para que esto sea así, el software deberá tener las siguientes funcionalidades:

1. Ayudar en la gestión de la vida laboral de los empleados

Lo primero que deberá permitir el software es el alta y el envío de datos de afiliación y contratación, el control y seguimiento de las incidencias mas comunes (incapacidades temporales, ausencias, variables salariales…) y también la realización de todos los cálculos y simulaciones de nóminas y sus costes en pantalla, de manera que podamos ajustar y modificar las nóminas directamente.

2. Conexión con organismos oficiales, como la Seguridad Social

Deberían de poderse liquidar de forma telemática los seguros sociales a la Tesorería General de la Seguridad Social, a través del Sistema de Liquidación Directa, para de este modo facilitar la integración con otras aplicaciones de diversos organismos oficiales, ya sea contrat@, certific@, o la web de la Agencia tributaria, por ejemplo.

3. Actualización constante, legalidad vigente

Para un correcto cálculo de las nóminas, deberemos estar siempre al día de los cambios legales, para poder cumplir con la normativa laboral, y adaptarnos de este modo, a los distintos convenios colectivos, y cumplir con nuestras obligaciones fiscales.

4. Adaptado al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)

Para poder cumplir con el RGPD debe facilitarnos la siguiente información:

  • El derecho de los empleados a acceder a sus datos personales
  • El derecho de rectificar o eliminar datos personales en ciertas circunstancias.

5. Herramientas de analítica y posterior generación de informes

Debe permitirnos desglosar los cálculos y ofrecernos información detallada de los procesos laborales, así como del seguimiento, el análisis e información de los empleados, para poder optimizar las relaciones laborales.

6. Acercar a la empresa con sus trabajadores

Deberá centralizar toda la información que resulte de interés para los trabajadores de la empresa, en un portal del empleado. Esto será de gran utilidad tanto para la compañía como para sus asalariados. Además, de esta manera minimizaremos el tiempo que dedicamos a facilitar información a los miembros de la plantilla, ya que será accesible desde el portal, o incluso, desde una aplicación móvil.

7. Diversos regímenes de cotización a la Seguridad Social

No basta solo con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Régimen General de la Seguridad Social, además un programa de nóminas, debería permitir el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales de otros regímenes, como el de artistas, o el del mar.

8. Gestión dinámica

Tendríamos que poder trabajar con diferentes ejercicios y empresas, con varios centros de cotización y convenios, además de facilitarnos la gestión analítica, de manera que nos permita la distribución de costes de los diferentes centros de trabajo, áreas y zonas geográficas de la empresa.

9. Directamente conectado con el correo electrónico

Es indispensable que nos facilite el envío de la nómina y de otros informes a través del correo electrónico.

10. Compatible

Debe ser compatible con otras aplicaciones de gestión administrativa y contable, de modo que facilite la gestión integral de nuestra organización.

También tiene que poder enlazarse con las aplicaciones ofimáticas más comunes, facilitar la descarga de convenios colectivos, y mostrar compatibilidad con las diversas soluciones de control horario existentes, algo muy importante ahora que todos los empleados deben registrar su horario de trabajo.

Las soluciones en gestión laboral y de nóminas de Sage que ofrece IDESA, cumplen con las funcionalidades aquí descritas, además de facilitar la gestión online y aportar múltiples ventajas a las empresas que utilizan este software, de modo que pueden dedicar más tiempo a hacer crecer su negocio.

Contacta con nosotros y te ayudaremos a dedicar tu tiempo a lo que verdaderamente importa.